Etika, Kecurangan Dan Pengendalian Internal

Etika Bisnis
Walaupun dalam dunia bisnis sudah banyak aturan yang mengikat pelaku bisnis, isu etika menjadi penting ketika terjadinya konflik. Konflik pada bisnis bisa terjadi antara :

• Karyawan.
• Manajemen.
• Pemegang saham.

Etika bisnis berkaitan dengan 2 pertanyaan di bawah ini :

• Bagaimana manajer mengetahui apa hal yang benar pada saat mereka menjalankan perusahaan
• Setelah manajer mengetahuinya, pertanyaan berikutnya adalah bagaimana mereka tahu cara mencapainya.

Isu etika dalam bisnis bisa dibagi 4 faktor seperti yang kita lihat pada gambar di bawah ini

1. Modal
2. Hak
3. Kejujuran
4. Implementasi kekuasaan perusahaan.

Isu Etika Komputer / Teknologi Informasi
Penggunaan teknologi informasi dalam bisnis telah menimbulkan dampak pada masyarakat dan meningkatkan isu yang signifikan terkait dengan kejahatan komputer, kondisi kerja, privasi, keamanan (akurasi dan tingkat kerahasiaan), hak cipta/milik, hak akses, isu lingkungan, sistem pakar (komputer menggantikan manusia dalam pengambilan keputusan), dan penyalahgunaan komputer.

Computer Fraud merupakan sebuah kejahatan penipuan yang memanfaatkan teknologi informasi dengan mengunakan komputer kerena komputer berada di jantung sistem informasi. Akibatnya banya perusahaan mengalami kerugian tiap tahun akibat penipuan komputer ini (Computer Fraud). Penipuan Komputer ini meliputi :

1. Pencurian, penyalahgunaan, atau penggelapan aktiva dengan mengubah record atau file yang dapat dibaca komputer.
2. Pencurian, penyalahgunaan, atau penggelapan aktiva dengan mengubah logika piranti lunak komputer.
3. Pencurian atau penggunaan secara tidak sah informasi yang dapat dibaca komputer.
4. Pencurian, korupsi, penyalinan secara ilegal, atau penghancuran yang disengaja atas piranti lunak komputer.
5. Pencurian, penyalagunaan, atau penggelapan peranti keras komputer.

Kecurangan dan Akuntansi
Peran utama seorang auditor independen adalah bertanggungjawab untuk mendeteksi kecurangan yang terjadi melalui audit. Selama bertahun-tahun terakhir ini pengawas sistem keuangan, pengadilan, dan masyarakat melalui wakil rakyat fokus pada kecurangan perusahaan yang terus menerus terjadi dan pada akhirnya menimbulkan pertanyaan kemanakah para auditor. Standar audit secara lengkap memberikan arahan secara lengkap terhadap pentingnya mencegah kecurangan melalui setiap tahapan proses audit. Definisi kecurangan secara hukum harus mengcakup 5 kondisi berikut :

• False representation – Informasi yang salah atau disembunyikan.
• Material fact - fakta yang substansial dan mempengaruhi tindakan seseorang dalam menterjemahkan fakta tersebut.
• Intent to deceive – Adanya keinginan untuk menipu.
• Justifiable reliance - Misinterpretasi atas informasi yang substansial dan menyebabkan pengguna informasi tersebut mengalami kerugian.
• Injury or loss – Korban kecurangan mengalami kerugian atau kerusakan.

Kecurangan karyawan biasanya terjadi dengan 3 langkah :

1. Mencuri aset perusahaan
2. Mengubah aset perusahaan menjadi uang
3. Menutupi jejak terjadinya kejahatan

Mencuri aset perusahaan dari gudang adalah hal yang mudah, namun tidak mudah bagi karyawan untuk mengakses sistem persediaan dan mengubah angka persediaan. Kecurangan manajemen menimbulkan kerugian yang lebih besar daripada kecurangan karyawan namun sering tidak terdeteksi sampai pada saat dampaknya sudah menimbulkan kerugian yang fatal bagi perusahaan.

Kecurangan manajemen bisa dibedakan dalam3 karakteristik berikut :

1. Kecurangan dilakukan oleh 1 level manajemen di atasnya dan saling terkait dalam konteks struktur pengendalian internal.
2. Kecurangan terjadi pada laporan keuangan yang mencerminkan keadaan yang lebih baik daripada sebenarnya.
3. Jika kecurangan berkaitan dengan aset perusahaan, biasanya akan disamarkan dalam transaksi bisnis yang kompleks dan selalu terkait dengan pihak ketiga.

Konsep dan Teknik Pengendalian Internal
Setelah kita memahami kecurangan dan etika dalam bisnis, sekarang kita lihat konsep dan teknik pengendalian internal yang ditujukan untuk mencegah terjadinya masalah di atas. Sistem pengendalian internal meliputi kebijakan, praktek dan prosedur organisasi dengan 4 tujuan umum pengendalian yang hendak dicapai :

1. Melindungi aset perusahaan.
2. Memastikan akurasi dan kehandalan catatan dan informasi akuntansi.
3. Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan.
4. Mengukur tingkat kesesuaian antara kebijakan dan prosedur perusahaan.

Sesuai dengan tujuan umum pengendalian yang hendak dicapai, ada 4 asumsi yang telah dimodifikasi untuk mengarahkan auditor dan perancang sistem. Keempat asumsi tersebut adalah sebagai berikut :

1. Tanggung jawab manajemen.
2. Sistem jaminan yang layak.
3. Metode pengolahan data.
4. Keterbatasan.

Sistem pengendalian internal perusahaan melindungi perusahaan dari paparan aktivitas yang tidak diinginkan dan menimbulkan resiko pada perusahaan (lihat gambar di bawah). Ketiadaan atau kelemahan sistem pengendalian internal perusahaan bisa berakibat pada satu atau lebih hal berikut :

1. Kerusakan aset baik dalam bentuk informasi atau aset fisik.
2. Pencurian aset.
3. Korupsi informasi atau sistem informasi.
4. Gangguan pada sistem informasi.

 Model sistem pengendalian internal bekerja pada 3 tingkatan yaitu :

1. Pencegahan.
2. Deteksi.
3. Perbaikan.

SAS 78/COSO Internal Control Framework (Kerangka kerja Sistem pengendalian internal SAS 78/COSO)

Pada kerangka kerja SAS 78/COSO ada 5 komponen yang terdiri dari :

1. The Control Environment
Lingkungan pengendalian adalah dasar dari keempat komponen pengendalian yang lain. Lingkungan pengendalian akan menentukan irama organisasi dan pengaruh kesadaran pengendalian bagi karyawan dan manajemen. Lingkungan pengendalian ini terdiri dari elemen berikut :

• Integritas dan etika manajemen.
• Struktur organisasi.
• Peranan jajaran direksi dan komite audit.
• Kebijakan dan filosofi manajemen.
• Delegasi wewenang dan tangggung jawab.
• Evaluasi unjuk kerja.
• Pengaruh luar dan agen pengendali.
• Praktek dan kebijakan manajemen sumber daya manusia.

2. Risk Assessment
Organisasi perlu melakukan pengukuran terhadap resiko untuk mengidentifikasi, menganalisa dan mengelolah resiko yang relevan terhadap laporan keuangan. Resiko bisa terjadi dari berbagai kondisi sebagai berikut :

• Perubahan lingkungan eksternal.
• Pasar luar negeri yang beresiko.
• Pertumbuhan yang signifikan dan cepat sehingga memberikan tekanan pada pengendalian internal.
• Produk baru
• Restrukturisasi dan ukuran perusahaan yang semakin kecil.
• Perubahan pada kebijakan akuntansi.

3. Information and Communication
Kualitas Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi akan mempengaruhi kemampuan manajemen untuk mengambil tindakan dan keputusan yang terkait dengan operasional perusahaan dan menyiapkan laporan keuangan. Sistem informasi akuntansi yang efektif akan :

• Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid.
• Menyediakan informasi dan laporan keuangan sesuai dengan klasifikasi kebutuhan pada waktunya.
• Secara akurat mengukur nilai ekonomi dari transaksi.
• Secara akurat mencatat semua transaksi sesuai dengan periode waktu kejadian.

Sementara auditor harus memiliki pengetahuan sistem informasi untuk memahami :

• Bagaimana sebuah transaksi direkam dan diasosiasikan dengan catatan akuntansi.
• Pengolahan transaksi dari awal sampai pada laporan keuangan.
• Pengolahan Laporan keuangan.

4. Monitoring
Dengan monitoring, manajemen bisa mengetahui kualitas sistem pengendalian internal dan operasi sesuai dengan diinginkan. Hal ini bisa dilakukan dengan prosedur yang terpisah dan pengujian pengendalian oleh auditor. Monitoring dengan memanfaatkan sistem komputer yang terintegrasi dengan operasional rutin bisa memberikan laporan manajemen yang menunjukkan baik tren maupun kondisi normal dan yang tidak seharusnya yang terjadi.

5. Control Activities
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur untuk memastikan tindakan yang tepat dilakukan untuk merespon resiko yang diidentifikasi. Aktivitas pengendalian bisa dibedakan menjadi 2 kategori :

1. Pengendalian teknologi informasi meliputi pengendalian umum seperti akses terhadap pusat data, pengembangan sistem dan perawatan program komputer, dan pengendalian aplikasi meliputi integritas dari sistem untuk memastikan output dari setiap subsistem sesuai.
2. Pengendalian fisik adalah pengendalian terhadap aktivitas manusia dalam lingkungan sistem akuntansi. Pengendalian fisik ini meliputi :

• Kewenangan transaksi.
• Pemisahan tugas.
• Pengawasan.
• Catatan akuntansi.
• Pengendalian akses.
• Verifikasi yang independen.

6 Physical Control

• Transaction Authorization : Merupakan kontrol untuk memastikan bahwa semua transaksi yang diproses oleh sistem informasi adalah valid atau sesuai dengan tujuan pihak manajemen.
• Segregation of Duties : Salah satu aktivitas pengendalian yang paling penting yaitu pemisahan tugas karyawan untuk meminimalkan fungsi yang tidak boleh disatukan. Pemisahan tugas dapat berupa  berbagai bentuk, tergantung pada kewajiban yang akan di kendalikan.
• Supervision : Proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.
• Accounting Records : Merupakan dokument sumber, Jurnal dan Buku besar.
• Access Control : Aktifitas untuk memastikan bahwa personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan.
• Independent Verification : Pemeriksaan independen sistem akuntansi untuk mengidentifikasi kesalahan.

Sumber : Accounting Information System James Hall 7e

Pengantar Proses Transaksi

Pengenalan sistem pengolahan transaksi


Aplikasi sistem pengolahan transaksi mengolah transaksi keuangan. Jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan bersama dalam 3 jenis siklus transaksi :

• Siklus pengeluaran
• Siklus konversi dan
• Siklus pendapatan

Siklus pengeluaran adalah siklus yang terdiri dari akuisisi bahan baku, property, tenaga kerja dan proses lain yang semuanya berakibat pada pengeluaran kas. Subsistem utama pada siklus ini adalah :

• Sistem pembelian/Hutang
• Sistem pengeluaran kas
• Sistem penggajian
• Sistem pencatatan harta tetap

Siklus konversi terdiri dari 2 sistem utama yaitu :

• Sistem produksi

Sistem produksi ini mencakup proses manufaktur dari perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian barang. Proses ini meliputi menentukan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang dilakukan, memasukkan bahan baku pada proses produksi, dan mengarahkan proses kerja sepanjang proses manufaktur

• Sistem akuntansi biaya

Sistem akuntansi biaya melakukan monitoring terhadap aliran informasi yang mencakup biaya yang timbul dalam proses produksi. Informasi dari sistem ini akan digunakan untuk:

• Valuasi persediaan
• Anggaran
• Pengendalian biaya
• Laporan kinerja
• Keputusan manajemen

Siklus pendapatan adalah siklus dimana perusahaan melakukan penjualan barang jadi/jasa kepada pelanggannya. Kegiatan pada siklus ini meliputi :

• Pengolahan pemasukan kas hasil penjualan
• Penjualan kredit
• Penerimaan kas yang terkait dengan penjualan kredit

Subsistem utama pada siklus pendapatan ini adalah :

• Pengolahan pesanan penjualan
• Penerimaan kas

Pada pengolahan pesanan penjualan ini secara umum pada proses bisnis perusahaan akan

meliputi :

• Menyiapkan pesanan penjualan
• Persetujuan kredit
• Pengiriman barang/jasa kepada pelanggan
• Menagih pelanggan
• Mencatat transaksi ke dalam jurnal akuntansi (Piutang, persediaan, pengeluaran dan penjualan) Pada penerimaan kas, terutama untuk penjualan secara kredit, akan dilakukan proses monitoring dari sejak tanggal penjualan sampai dengan penerimaan kas dan deposit ke rekening bank, dan pencatatan aktivitas ini pada jurnal akuntansi (Piutang dan kas).

Sistem Akuntansi berbasis komputer

Sistem informasi berbasis computer dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu :

• Batch system
• Realtime system

Pada sistem batch, kumpulan transaksi yang sejenis diakumulasi dan kemudian diolah bersamaan. Pada sistem ini terjadi gap waktu yang cukup lama antara waktu data dientri dan diolah. Langkah pada pengolahan data secara batch/berurutan :

• Keystroke – sumber dokumen dientri
• Edit Run – identifikasi kesalahan entri dari sumber dokumen
• Sort Run – Transaksi disortir dan diurutkan sesuai dengan kunci pada data master
• Update Run – Perubahan pada data di file master setelah proses
• Backup Procedure – File master yang sebelumnya tetap disimpan sementara file master yang sudah berubah nilainya dibuat.

Adapun keuntungan pada sistem batch adalah :

• Organisasi bisa meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan transaksi dalam jumlah besar untuk diolah bersamaan daripada diolah terpisah.
• Pada proses batch ada pengendalian terhadap transaksi yang diolah

Pada sistem Real-time karakteristiknya adalah sebagai berikut :

• Pengolahan transaksi dilakukan pada saat aktivitas ekonomi terjadi.
• Tidak ada jeda waktu antara waktu aktivitas dan pengolahan data
• Pada umumnya membutuhkan sumberdaya yang lebih besar dibandingkan sistem batch karena membutuhkan kapasitas proses tersendiri.
• Seringkali membutuhkan waktu pengembangan sistem yang lebih lama.

Perbedaaan antara system batch dan system real-time adalah dari :

• Information time frame

Pada system batch, ada selisih waktu antara pengumpulan data dan pengolahan data, contohnya pada system penggajian pegawai yang dilakukan 1 bulan sekali, pada periode pembayaran gaji, semua data yang berhubungan gaji diolah. Pada system real-time, transaksi diolah secara individu pada saat transaksi terjadi.

Contohnya system pemesanan tiket pesawat yang diproses begitu ada permintaan dari pelanggan.

• Resources

Dari sisi sumber daya, system batch menggunakan sumber daya peralatan hardware yang lebih sederhana, tidak perlu ada system jaringan, memerlukan waktu yang lebih singkat untuk pengembangan aplikasi. Sistem real-time sebaliknya memerlukan peralatan hardware yang tidak bisa digunakan untuk kepentingan lain, dan pengembangan aplikasi yang lebih kompleks sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.

• Operational Efficiency

Secara operasional, system real-time tidak efisien karena untuk setiap transaksi akan memerlukan waktu lebih lama karena system harus melakukan update terhadap banyak file pada waktu yang bersamaan. Sebaliknya untuk system batch, beberapa proses kritikal pada system real-time bisa dihilangkan.

• Efficiency versus Effectiveness

Pada system tertentu, kita harus menggunakan system real-time sehingga factor efisiensi harus diabaikan. Contohnya pada system pemesanan tiket yang harus dilakukan secara online karena tidak mungkin system memberikan respon kepada pelanggan setelah pesanan terkumpul. Respon kepada pelanggan harus diberikan saat pelanggan melakukan transaksi.

James A. Hall - Accounting Information Systems, 6th Edition

Sistem Informasi Perspektif Akuntan

Pada Sistem Informasi Perspektif Akuntan kita belajar konsep dasar sistem dan kerangka berpikir untuk

membedakan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen. Perbedaannya pada jenis transaksi yang diolah oleh sistem. Kita juga belajar tentang hubungan struktur organisasi dan sistem informasi. Disini kita melihat struktur organisasi dan metode untuk mengorganisasikan fungsi TI yaitu secara sentralisasi dan desentralisasi. Pada bagian akhir kita juga belajar tentang evolusi dari model sistem informasi akuntansi dan peran akuntan dalam sistem informasi. Berikut ini adalah beberapa informasi, penjelasan, dan istila yang kita dapat temui di SIA.

System vs Subsystem

• System

Sekumpulan object / subsystem yang saling berinteraksi, saling berkaitan, saling bergantung dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan untuk mencapai satu tujuan.

• Subsystem

Bagian atau element yang secara kolektif membangun suatu system.

System Decomposition

• Sistem decomposistion

Suatu proses untuk memecah sebuah sistem kepada subsistem, proses dan subproses. setiap tingkat tingkatan menunjukan perincian yang lebih tinggi atau rendah tentang keseluruhan sistem atau subset sistem tersebut.

System Interdependence

• System Interdependence

Sytem yang saling ketergantungan satu sama lain dengan komponen yang berkaitan.

Financial Transaction dan Non Financial Transaction

• Financial Transaction 

Peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas organisasi.

• Non Financial Transaction

Semua peristiwa lainnya diproses oleh sistem informasi organisasi.

Centralized Data Processing dan Distributed Data Processing

• Centralized Data Processing

Metode pemrosesan data secara terpusat, dimana semua data2 yang terdistribusikan terpusat, dan data yang dapat diakses dapat digunakan, jika mengakses ke data central. Dan biasanya metode ini digunakan dalam aplikasi skala besar.

• Distributed Data Processing 

Suatu sistem yang program-program aplikasi dan datanya berada di node-node pengolahan yang terpisah dan saling dihubungkan, dan dirancang dalam kontrol yang ketat dan terintegrasi.

Manual Process Model dan Flat file model

• Manual Process Model

Bentuk sistem yang masih tradisional, semua kegiatan pengolahan data untuk menjadi sebuah informasi masih dilakukan secara manual oleh manusia.

• FLat file model

File sistem operasi yang record dalam filenya tidak berisi informasi tentang struktur file atau hubungan antar record yang dikomunikasikan ke aplikasi yang menggunakannya. Flat file bukan database karena tidak masuk dalam kriteria layer database.

Sumber : 1; 2; 3;

Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

• Sistem pelaporan manajemen

yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sebagai informasi buku pedoman yang saya gunakan disini adalah Accounting Information System James Hall 7e

Sumber

New

Setelah lama fakum tidak menulis di blog lagi, saya skarang mencoba lagi memulainya dengan beberapa materi dan pembahasan mengenai pelajaran kuliah, hidup, dan cerita inspirasi.