Pengenalan sistem pengolahan transaksi
Aplikasi sistem pengolahan transaksi mengolah transaksi keuangan. Jenis transaksi yang sejenis dikelompokkan bersama dalam 3 jenis siklus transaksi :
- Siklus pengeluaran
- Siklus konversi dan
- Siklus pendapatan
- Sistem pembelian/Hutang
- Sistem pengeluaran kas
- Sistem penggajian
- Sistem pencatatan harta tetap
Siklus konversi terdiri dari 2 sistem utama yaitu :
- Sistem produksi
Sistem produksi ini mencakup proses manufaktur dari perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian barang. Proses ini meliputi menentukan kebutuhan bahan baku, otorisasi pekerjaan yang dilakukan, memasukkan bahan baku pada proses produksi, dan mengarahkan proses kerja sepanjang proses manufaktur
- Sistem akuntansi biaya
- Valuasi persediaan
- Anggaran
- Pengendalian biaya
- Laporan kinerja
- Keputusan manajemen
Siklus pendapatan adalah siklus dimana perusahaan melakukan penjualan barang jadi/jasa kepada pelanggannya. Kegiatan pada siklus ini meliputi :
- Pengolahan pemasukan kas hasil penjualan
- Penjualan kredit
- Penerimaan kas yang terkait dengan penjualan kredit
Subsistem utama pada siklus pendapatan ini adalah :
- Pengolahan pesanan penjualan
- Penerimaan kas
Pada pengolahan pesanan penjualan ini secara umum pada proses bisnis perusahaan akan
meliputi :
- Menyiapkan pesanan penjualan
- Persetujuan kredit
- Pengiriman barang/jasa kepada pelanggan
- Menagih pelanggan
- Mencatat transaksi ke dalam jurnal akuntansi (Piutang, persediaan, pengeluaran dan penjualan) Pada penerimaan kas, terutama untuk penjualan secara kredit, akan dilakukan proses monitoring dari sejak tanggal penjualan sampai dengan penerimaan kas dan deposit ke rekening bank, dan pencatatan aktivitas ini pada jurnal akuntansi (Piutang dan kas).
Sistem Akuntansi berbasis komputer
Sistem informasi berbasis computer dikelompokkan menjadi 2 jenis yaitu :
- Batch system
- Realtime system
Pada sistem batch, kumpulan transaksi yang sejenis diakumulasi dan kemudian diolah bersamaan. Pada sistem ini terjadi gap waktu yang cukup lama antara waktu data dientri dan diolah. Langkah pada pengolahan data secara batch/berurutan :
- Keystroke – sumber dokumen dientri
- Edit Run – identifikasi kesalahan entri dari sumber dokumen
- Sort Run – Transaksi disortir dan diurutkan sesuai dengan kunci pada data master
- Update Run – Perubahan pada data di file master setelah proses
- Backup Procedure – File master yang sebelumnya tetap disimpan sementara file master yang sudah berubah nilainya dibuat.
Adapun keuntungan pada sistem batch adalah :
- Organisasi bisa meningkatkan efisiensi dengan mengelompokkan transaksi dalam jumlah besar untuk diolah bersamaan daripada diolah terpisah.
- Pada proses batch ada pengendalian terhadap transaksi yang diolah
Pada sistem Real-time karakteristiknya adalah sebagai berikut :
- Pengolahan transaksi dilakukan pada saat aktivitas ekonomi terjadi.
- Tidak ada jeda waktu antara waktu aktivitas dan pengolahan data
- Pada umumnya membutuhkan sumberdaya yang lebih besar dibandingkan sistem batch karena membutuhkan kapasitas proses tersendiri.
- Seringkali membutuhkan waktu pengembangan sistem yang lebih lama.
Perbedaaan antara system batch dan system real-time adalah dari :
- Information time frame
Contohnya system pemesanan tiket pesawat yang diproses begitu ada permintaan dari pelanggan.
- Resources
Dari sisi sumber daya, system batch menggunakan sumber daya peralatan hardware yang lebih sederhana, tidak perlu ada system jaringan, memerlukan waktu yang lebih singkat untuk pengembangan aplikasi. Sistem real-time sebaliknya memerlukan peralatan hardware yang tidak bisa digunakan untuk kepentingan lain, dan pengembangan aplikasi yang lebih kompleks sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama.
- Operational Efficiency
Secara operasional, system real-time tidak efisien karena untuk setiap transaksi akan memerlukan waktu lebih lama karena system harus melakukan update terhadap banyak file pada waktu yang bersamaan. Sebaliknya untuk system batch, beberapa proses kritikal pada system real-time bisa dihilangkan.
- Efficiency versus Effectiveness
Pada system tertentu, kita harus menggunakan system real-time sehingga factor efisiensi harus diabaikan. Contohnya pada system pemesanan tiket yang harus dilakukan secara online karena tidak mungkin system memberikan respon kepada pelanggan setelah pesanan terkumpul. Respon kepada pelanggan harus diberikan saat pelanggan melakukan transaksi.
